O Gabinete de Auditoria e Controlo da Qualidade é um serviço que tem como missão a cooperação interna, quer no contributo de assessoria, quer no apoio ao desenvolvimento das atividades de avaliação e de gestão de auditoria e qualidade, para uma gestão eficaz no Município, tendo uma visão de melhoria.
A visão do GACQ visa contribuir para o cumprimento da missão e visão da Autarquia. Pauta a sua atuação com base em valores, ética e normas definidas e reconhecidas nacional e internacionalmente, nomeadamente do Institute of Internal Auditores, traduzidos e publicados em Portugal pelo IPAI – Instituto Português de Auditoria Interna, para a prática de auditoria interna, como forma de aprimorar as técnicas com base em riscos e agregar maior valor à organização.
Função de Auditoria Interna
As auditorias são realizadas por profissionais com independência face ao objeto alvo de auditoria e servem para expressar uma opinião justa, baseada em critérios objetivos, sobre a posição do objeto auditado relativamente ao cumprimento de regras e normas instituídas externa e internamente.
Auditar é uma forma de garantia de que as políticas, os procedimentos, regras, normas, princípios, ou objetivos de execução ou de funcionamento, de determinadas entidades, serviços ou atividades estão a ser cumpridas de acordo com o estabelecido nas normas internas e de acordo com as imposições legais.
Baseada numa avaliação de riscos, visa antecipar problemas e corrigir erros e desvios que possam existir.
Tendo presente estas ideias, a auditoria e as tarefas a ela inerentes têm como funções principais:
- Apoio ao Executivo Municipal: tratando-se de uma atividade de supervisão do risco, trata-se de uma atividade de carácter estratégico e nessa medida de apoio aos órgãos com carácter decisório e com responsabilidade de gestão.
- Vigilância do sistema de controlo: permite verificar, por exemplo, através de testes, se as normas de controlo internas estão a ser cumpridas pelos diferentes serviços e qual o grau de eficácia dessas normas.
- Apoio à gestão de risco e processos de governação: cabe à equipa de auditoria verificar se a metodologia adotada para implementar o processo de gestão de risco é entendida pelos diferentes grupos de interesses envolvidos na governação da entidade. Embora seja tarefa da gestão conceber uma metodologia da gestão de risco, cabe aos auditores internos auxiliar a sua identificação e avaliação. Assim, a atividade de auditoria interna tem uma visão integrada, focalizada na:
- concretização das práticas de boa gestão;
- sustentabilidade da entidade;
- salvaguarda da sua imagem e
- aferição da eficácia dos procedimentos de gestão de risco e das metodologias aplicadas para a sua valorização.
- Alcançar os objetivos estratégicos da organização: o órgão de gestão tem a responsabilidade de definir objetivos estratégicos e metas operacionais ou programáticas, desenvolver e implementar procedimentos de controlo e concretizar os desejáveis resultados operacionais ou programáticos. Como consequência, os auditores internos devem assegurar-se se tais objetivos estratégicos e metas estão a ser atingidos. Podem ainda auxiliar os restantes membros com funções de direção a desenvolverem tais objetivos estratégicos, metas e sistemas verificando se:
- os pressupostos que lhes servem de base são ou não apropriados;
- está a ser utilizada informação relevante, tempestiva e precisa;
- foram incorporados nas operações ou programas controlos adequados.
- Confiança e integridade da informação financeira e operacional: quando se implementam sistemas de informação para a gestão os mesmos devem ter como principal objetivo fornecer dados para a tomada de decisões, controlo e conformidade com as exigências externas. Assim, os auditores devem examinar os sistemas de informação e, quando necessário, assegurarem-se de que:
- os registos e os relatórios financeiros e operacionais contêm informação adequada, segura, oportuna, completa e útil;
- os controlos sobre os registos e relatórios são adequados e eficazes.
- Eficácia e eficiência das operações e programas: as ações de auditoria devem permitir medir o grau de economicidade e a utilização eficaz e eficiente de recursos, pois os recursos de cada entidade são limitados e necessitam de ser racionalizados e ajustados às reais necessidades da mesma.
Cabe ao auditor interno verificar se:
- foram estabelecidos padrões operacionais que permitam medir a economicidade, eficácia e eficiência;
- se os padrões operacionais fixados são compreensíveis e estão a ser cumpridos;
- os desvios em relação aos padrões operacionais estão identificados, analisados e comunicados àqueles que têm a responsabilidade de tomarem ações corretivas;
- foram tomadas ações corretivas.
- Salvaguarda dos ativos: o auditor interno deve rever os meios utilizados para salvaguardar os ativos dos diferentes tipos de prejuízo que podem ocorrer resultado de diversas naturezas como o roubo, inundações, fogo, utilizações indevidas ou ilegais, deficiente arrumação ou conservação entre outras, devendo ainda, quando necessário efetuar inspeções físicas dos ativos para verificação dos mesmos.
- Cumprimento das leis, regulamentos, políticas, procedimentos e contratos: a implementação de sistemas adequados que assegurem o cumprimento das leis, regulamentos, políticas, procedimentos e contratos que possam ter um impacto significativo nas operações e relatórios é da responsabilidade dos órgãos de gestão. Aos auditores internos cabe avaliarem a adequação e eficiência de tais sistemas e de verificarem se as atividades auditadas estão ou não a cumprir com os requisitos apropriados.
Organização Interna
O Gabinete de Auditoria e Controlo da Qualidade reporta diretamente ao Presidente da Câmara Municipal de Montemor-o-Velho no âmbito das suas atribuições e competências constantes no artigo 26.º do Regulamento da Organização dos Serviços Municipais da Câmara Municipal de Montemor-o-Velho, publicado em Diário da República, II Série, n.º 82 de 29 de abril de 2019.
Pode consultar essas atribuições e competências AQUI.
Documentos a consultar do Gabinete:
Informação atualizada em 13/01/2021
